POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS CIRUDERMA S.A.S.

NIT. 900.144.924-3

TÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES

1. OBJETO Y ALCANCE:

 La presente política establece los lineamientos corporativos para el tratamiento de datos personales en CIRUDERMA S.A.S., en estricto cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y la doctrina administrativa de la SIC. Su aplicación es obligatoria para todos los empleados, contratistas y terceros que actúen en nombre de la sociedad.

2. MARCO NORMATIVO VIGENTE:

Constitución Política: Artículo 15 (Habeas Data).

Ley 1581 de 2012: Marco general de protección de datos.

Decreto 1074 de 2015: Capítulo 25 (Reglamentación técnica).

Decreto 780 de 2016: (Sector Salud) Respecto a la custodia de registros de dispensación de medicamentos.

Circular Única de la SIC (Título V): Instrucciones sobre el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) y reporte de incidentes.

Guía sobre el Principio de Responsabilidad Demostrada (SIC).

3. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

Para la correcta interpretación de las disposiciones contenidas en la presente Política, y en aras de garantizar el principio de transparencia y veracidad, se adoptan las siguientes definiciones legales y doctrinales:

Autorización: Acto jurídico mediante el cual el Titular otorga su consentimiento previo, expreso e informado para que CIRUDERMA S.A.S. realice el Tratamiento de sus datos personales. Esta debe ser susceptible de posterior consulta y constituye la base de licitud para el procesamiento de la información.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, puesta a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, independientemente del soporte (físico, electrónico o digital) y de su modalidad de almacenamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Para efectos de esta política, el dato personal constituye el activo informático sujeto a protección.

Dato Público: Aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, estos datos pueden estar contenidos en registros públicos, gacetas oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas.

Dato Privado: Información que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular. Su acceso requiere autorización expresa, salvo excepciones legales.

Dato Semiprivado: Aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas (v.g. datos financieros, crediticios o de seguridad social).

Datos Sensibles (Categoría Especial): Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Dada la actividad de CIRUDERMA S.A.S., se incluyen bajo esta categoría los datos relativos a la salud, diagnósticos dermatológicos, fórmulas médicas, vida sexual y datos biométricos (huellas dactilares o reconocimiento facial).

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta y encargo del Responsable del Tratamiento. (Ej. Proveedores de software, plataformas de marketing o servicios de logística).

Oficial de Protección de Datos (DPO): Sujeto o área designada para coordinar la implementación de la política de protección de datos, vigilar el cumplimiento de la ley y actuar como interlocutor ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Responsable del Tratamiento: Persona jurídica (CIRUDERMA S.A.S.) que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos, definiendo los fines y medios del procesamiento.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento (Clientes, pacientes, empleados, proveedores).

Transferencia: Operación que tiene lugar cuando el Responsable o Encargado envía la información o los datos personales a un receptor que, a su vez, asume la calidad de responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio colombiano que tiene por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión o disposición final.

4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO

Los siguientes principios constituyen las reglas de interpretación y aplicación obligatoria que rigen el ciclo de vida del dato personal en CIRUDERMA S.A.S. Estas disposiciones son de carácter vinculante y prevalecerán sobre cualquier procedimiento interno que les resulte contrario:

Principio de Legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la normativa sanitaria vigente (Decreto 780 de 2016) y demás disposiciones que las modifiquen o adicionen.

Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. En el caso de datos de salud recolectados por la venta de medicamentos, la finalidad estará estrictamente ligada al cumplimiento de deberes legales y sanitarios, evitando el desvío de dicha información para fines exclusivamente comerciales sin consentimiento específico.

Principio de Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. CIRUDERMA S.A.S. implementará canales efectivos para que el Titular pueda actualizar su información de manera ágil.

Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de CIRUDERMA S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y el uso que se les ha dado.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de la sociedad se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Se dará especial prioridad a la custodia de archivos digitales que contengan prescripciones médicas.

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Principio de Necesidad y Proporcionalidad: Los datos personales solo podrán ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique. Una vez agotada la finalidad o cumplido el término legal de retención, los datos deberán ser suprimidos o anonimizados.

Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability): CIRUDERMA S.A.S. se compromete a implementar medidas efectivas y apropiadas para cumplir con sus obligaciones legales y a demostrar ante la autoridad de control, cuando esta lo requiera, que dichas medidas han sido efectivamente aplicadas.

5. CONTENIDO DEL TRATAMIENTO

5.1. Finalidades Generales y Ámbito de Aplicación.

CIRUDERMA S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento, recolectará, almacenará, usará, circulará y suprimirá datos personales de sus empleados (y sus núcleos familiares), candidatos en procesos de selección, proveedores, contratistas, clientes y terceros en general.

Este tratamiento se encuentra supeditado al cumplimiento de las finalidades legítimas descritas en la presente política. La recolección de información se regirá por los criterios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad, limitándose exclusivamente a aquellos datos que sean pertinentes para el desarrollo del objeto social y el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales de la organización.

5.2. Autorización del Titular.

Salvo en las excepciones taxativamente previstas en la Ley (Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012), todo tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular.

Datos Sensibles: En el caso de datos relativos a la salud (derivados de la dispensación de medicamentos) o datos biométricos, CIRUDERMA S.A.S. informará explícitamente el carácter facultativo de la autorización, salvo que el tratamiento sea un requisito legal para la prestación del servicio o la venta del producto farmacéutico.

5.3. Reserva y Deber de Confidencialidad.

CIRUDERMA S.A.S. garantiza la reserva legal y la confidencialidad de la información objeto de tratamiento. La divulgación de datos personales solo procederá bajo las siguientes circunstancias:

Mediando autorización expresa del Titular para fines de transferencia o transmisión.

Por mandato de autoridad judicial o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.

Por solicitud de entidades de vigilancia y control dentro del marco de investigaciones o requerimientos de ley (SIC, INVIMA, Secretarías de Salud).

5.4. Operaciones sobre los Datos.

El tratamiento comprende el ciclo de vida completo del dato, el cual incluye de manera enunciativa mas no taxativa:

Recolección y Almacenamiento: Captura de datos en puntos de venta físicos, plataformas e-commerce (www.dermatodo.com) y registros administrativos.

Procesamiento y Administración: Organización y segmentación de bases de datos para fines comerciales y sanitarios.

Transferencia y Transmisión: Comunicación de datos a nivel nacional o internacional a Encargados (proveedores de software, logística o marketing) bajo contratos de transmisión de datos personales.

Disposición Final y Destrucción: Eliminación segura de la información una vez agotada la finalidad o cumplido el término de retención legal (ej. términos de prescripción de acciones laborales o sanitarias).

5.5. Tratamiento de Datos de Aspirantes en Procesos de Selección.

CIRUDERMA S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales y sensibles de los aspirantes (incluyendo personal administrativo, operativo, estudiantes en práctica y aprendices SENA) con el fin de gestionar de manera integral el ciclo de reclutamiento. Este tratamiento se ajustará a las siguientes finalidades específicas:

Gestión del Proceso de Selección:

Evaluación de perfiles profesionales, validación de experiencia laboral y formación académica.

Realización de entrevistas, pruebas psicotécnicas y competencias técnicas.

Inclusión en bases de datos de "Banco de Talentos" para futuras vacantes, siempre que el Titular otorgue autorización expresa para la conservación de su información más allá del proceso inicial por un periodo máximo de 1 a 2 años.

Cumplimiento de Estándares de Seguridad y Debida Diligencia (Compliance):

Ejecución de estudios de seguridad y verificación de antecedentes ante autoridades competentes (Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional).

Consulta en listas restrictivas y bases de datos para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, conforme a la normativa de la Superintendencia de Sociedades y el ordenamiento jurídico vigente.

Tratamiento de Datos Sensibles en el Reclutamiento:

Datos Biométricos: Captura de imágenes, fotografías, videos y huella dactilar mediante sistemas de videovigilancia y dispositivos de control de acceso para garantizar la seguridad de las instalaciones, colaboradores y visitantes. Se informará siempre el carácter facultativo de esta entrega.

Exámenes Médico-Laborales: Gestión de la información derivada de exámenes de ingreso para determinar la aptitud física y mental del aspirante frente al cargo, en cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Interacción con Terceros y Encargados:

Transmisión de datos a empresas especializadas en selección (Headhunters), realización de encuestas de clima o estudios socioeconómicos.

Transferencia o transmisión a plataformas tecnológicas tercerizadas para la administración de las etapas del proceso.

Atención de Requerimientos Legales:

Gestión de consultas, quejas o reclamos (PQRS) interpuestos por el aspirante.

Suministro de información a entidades del Sistema General de Seguridad Social o autoridades judiciales que lo requieran en el marco de sus funciones.

5.5.1. Tratamiento de Datos de Empleados, Aprendices, Practicantes y su Núcleo Familiar.

CIRUDERMA S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales y sensibles de su personal activo y sus familiares con el fin de gestionar de manera integral la relación jurídico-laboral o de aprendizaje. Este tratamiento se divide en las siguientes dimensiones:

A. Gestión Contractual y Prestacional (Dimensión Laboral)

Ejecución del Contrato: Gestión de la vinculación, formalización, ejecución y terminación de la relación laboral o de aprendizaje; administración de historias laborales y control de asistencia.

Compensación y Beneficios: Liquidación y pago de nómina, bonificaciones, prestaciones sociales y otros pagos laborales; gestión de embargos judiciales y descuentos autorizados.

Seguridad Social y Parafiscales: Afiliación, reporte y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión, ARL), Cajas de Compensación Familiar, y reporte de información tributaria a la DIAN (Certificados de Ingresos y Retenciones).

Relaciones Colectivas: Gestión de afiliaciones y descuentos por cuotas sindicales o cooperativas, de acuerdo con la ley.

B. Gestión de la Salud y Seguridad en el Trabajo (Dimensión de Salud).

SG-SST: Cumplimiento de las obligaciones legales en materia de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, incluyendo la realización de exámenes médicos ocupacionales (ingreso, periódicos y retiro).

Emergencias y Asistencia: Atención de contingencias médicas, accidentes de trabajo, gestión de incapacidades y notificación a contactos de emergencia.

Bienestar Psicosocial: Promoción de jornadas de salud física y mental, y programas de bienestar para el empleado y su familia.

C. Gestión de Seguridad, Control y Cumplimiento (Dimensión de Riesgo).

Biometría y Videovigilancia: Tratamiento de datos sensibles (huella dactilar, imágenes y videos) captados por sistemas de control de acceso y cámaras de seguridad para la protección de activos, personal y visitantes. El uso de estos medios se sujeta a la finalidad de seguridad y control de cumplimiento de deberes laborales.

Debida Diligencia: Consulta periódica en listas restrictivas y bases de datos para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, así como la realización de estudios de seguridad integrales.

Potestad Sancionatoria: Ejercicio de la subordinación y facultad disciplinaria, incluyendo evaluaciones de desempeño y procesos administrativos laborales.

D. Desarrollo Humano y Entorno Digital (Dimensión Corporativa).

Desarrollo Profesional: Coordinación de capacitaciones, planes de carrera y acceso a recursos informáticos de la compañía (correos institucionales, software de gestión).

Uso de Imagen: Publicación de fotografías o videos del empleado en medios internos (intranet), redes sociales corporativas o publicaciones impresas, con fines de comunicación organizacional y eventos de integración, previa autorización específica.

Representación: Gestión de la información para la representación de CIRUDERMA S.A.S. ante entidades externas en el ejercicio de sus funciones.

E. Protección Especial de Datos de Menores de Edad (Hijos y Dependientes).

CIRUDERMA S.A.S. tratará datos de niños, niñas y adolescentes (hijos de trabajadores) únicamente para garantizar el acceso a derechos fundamentales y beneficios legales, tales como la afiliación al sistema de salud, caja de compensación, seguros de vida y actividades de bienestar familiar. Este tratamiento se realizará respetando siempre el interés superior del menor.

5.6. Tratamiento de Datos de Proveedores y Contratistas.

CIRUDERMA S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales de sus proveedores y contratistas (personas naturales) y de los colaboradores de estos, con el fin de garantizar la transparencia y eficiencia en la cadena de suministro y el cumplimiento de las obligaciones comerciales. Las finalidades específicas son:

Gestión Precontractual y Vinculación: Registro en los sistemas de información de la compañía, evaluación de idoneidad técnica y financiera, y realización de estudios de seguridad.

Gestión de Debida Diligencia (Compliance): Consulta obligatoria en listas restrictivas y bases de datos para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, y verificación del cumplimiento de aportes al sistema de seguridad social (Planilla PILA) para evitar responsabilidad solidaria.

Gestión Operativa y Contractual: Coordinación de la prestación de servicios o suministro de bienes, contacto para soporte técnico, atención de emergencias médicas en sitio y control de acceso físico mediante biometría y videovigilancia.

Gestión Financiera y Tributaria: Procesamiento de pagos, expedición de certificados de retención en la fuente, gestión de facturación electrónica y cumplimiento de obligaciones contables.

Evaluación y Calidad: Auditorías internas y externas para evaluar el desempeño del proveedor y el cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio (SLA).

5.7. Tratamiento de Datos de Clientes.

Este tratamiento es el pilar de la actividad de CIRUDERMA S.A.S. Se distingue entre la gestión comercial general y el tratamiento de datos sensibles derivados de la venta de medicamentos:

A. Gestión Operativa y de Servicio (Dimensión Transaccional).

Venta y Distribución: Registro de clientes en el sistema POS y e-commerce, procesamiento de pedidos, facturación electrónica, gestión de envíos (logística de última milla) y atención de cambios o garantías bajo el Estatuto del Consumidor.

Atención al Cliente: Gestión de peticiones, quejas y reclamos (PQRS), y realización de encuestas de satisfacción para la mejora continua del servicio.

B. Protección y Tratamiento de Datos Sensibles (Dimensión Farmacéutica).

Dispensación y Control: Validación y custodia de fórmulas médicas, verificación de prescripciones y cumplimiento de los protocolos legales para la venta de medicamentos bajo control o fórmula médica.

Farmacovigilancia: Registro y reporte ante las autoridades competentes (INVIMA) de cualquier evento adverso o reacción reportada por el cliente respecto a los productos adquiridos, en cumplimiento de la normativa sanitaria.

C. Mercadeo, Fidelización y Entorno Digital (Dimensión Comercial).

Estrategias de Fidelización: Gestión de programas de puntos, descuentos especiales y promociones.

Marketing Directo: Envío de información sobre nuevos productos, ofertas y lanzamientos a través de correo electrónico, SMS, WhatsApp y redes sociales, basado en el perfilamiento de consumo y hábitos de compra.

Análisis Digital: Realización de estudios de mercado, análisis estadísticos y seguimiento de navegación mediante cookies para optimizar la experiencia en www.dermatodo.com

D. Gestión de Riesgos y Seguridad (Dimensión Legal).

Reporte Financiero: Consulta y reporte de la situación crediticia ante centrales de riesgo (v.g. Datacrédito), conforme a la Ley de Habeas Data Financiero (Ley 1266 de 2008).

Seguridad Física: Captura de imágenes y videos a través de circuitos cerrados de televisión (CCTV) en los puntos de venta físicos para garantizar la seguridad de los clientes y la protección de los activos de la compañía.

5.8. Tratamiento de Datos de Accionistas, Representantes Legales y Administradores.

El tratamiento de los datos personales de los accionistas, miembros de junta directiva (si aplica), representantes legales y administradores de CIRUDERMA S.A.S., se fundamenta en el cumplimiento de los deberes legales consagrados en el Código de Comercio, la Ley 222 de 1995 y las instrucciones de la Superintendencia de Sociedades. Las finalidades específicas son:

Gestión del Gobierno Corporativo:

Llevar y mantener actualizado el Libro de Registro de Accionistas y el Libro de Actas de Asamblea, garantizando el ejercicio del derecho de inspección conforme a la ley.

Convocar a reuniones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea General de Accionistas a través de los medios de contacto autorizados.

Gestionar el registro de nombramientos ante la Cámara de Comercio y demás entidades pertinentes.

Cumplimiento de Obligaciones Financieras y Tributarias:

Ejecutar las operaciones relacionadas con la distribución y pago de dividendos o utilidades, así como el pago de honorarios y emolumentos derivados del rol.

Emitir los certificados tributarios, de participación accionaria y demás documentos requeridos por el ordenamiento fiscal colombiano y la DIAN.

Gestión de Vigilancia, Control y Compliance:

Atender requerimientos de información y realizar reportes periódicos ante las entidades de Inspección, Vigilancia y Control (Superintendencia de Sociedades, Superintendencia de Industria y Comercio, entre otras).

Evaluar y mitigar factores de riesgo, salud financiera y reputacional de la sociedad.

Seguridad y Auditoría:

Realizar auditorías internas y externas para verificar la transparencia de la gestión administrativa y contable.

Capturar datos biométricos y registros de videovigilancia en las instalaciones de la compañía para fines de seguridad física y control de activos.

Interacción Institucional:

Representar a CIRUDERMA S.A.S. ante organismos públicos o privados, nacionales o extranjeros, facilitando la transmisión de datos cuando sea indispensable para el desarrollo del objeto social o transacciones corporativas.

Para finalizar el cuerpo de las finalidades, este apartado de Terceros y Visitantes es vital, pues es donde se gestiona el riesgo de quienes no tienen un vínculo contractual previo con la compañía (transeúntes, acompañantes, clientes potenciales).

Como abogada, he estructurado este bloque bajo un criterio de especificidad técnica, separando lo comercial de lo preventivo y blindando el uso de imágenes (datos biométricos), que es uno de los puntos donde la SIC impone más multas.

5.9. Tratamiento de Datos de Terceros y Visitantes.

CIRUDERMA S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales de terceros, entendidos estos como visitantes a instalaciones físicas, usuarios de plataformas digitales sin vínculo comercial previo, acompañantes y público en general, bajo las siguientes finalidades:

A. Dimensión de Mercadeo y Prospección Comercial.

Comunicaciones Omnicanal: Remitir información sobre ofertas, lanzamientos y cambios en las condiciones de productos cosméticos y servicios ofrecidos por la compañía, a través de medios físicos y digitales.

Gestión de Redes Sociales y Publicidad: Permitir la participación en actividades promocionales, concursos y sorteos. Esto incluye el uso de datos (imagen, audio y video) para publicaciones en redes sociales, página web y material corporativo, siempre previa autorización específica para tales fines.

Inteligencia de Negocio: Realización de estudios de mercado, análisis estadísticos de hábitos de consumo y evaluación de la calidad del servicio para el diseño de programas de fidelización.

B. Dimensión de Seguridad Física y Control de Acceso (Videovigilancia).

Monitoreo y Vigilancia: Capturar, almacenar y tratar datos personales y sensibles (biometría facial y corporal) a través de circuitos cerrados de televisión (CCTV) y planillas de registro.

Finalidad de Protección: Estos datos se utilizarán exclusivamente para el control de acceso a oficinas y puntos de venta, la seguridad de los colaboradores y visitantes, y como medio de prueba en procesos internos o ante autoridades judiciales en caso de incidentes de seguridad.

C. Dimensión de Contingencia y Salud Pública.

Gestión de Emergencias: Almacenar, de forma temporal y segura, copias de documentos de identidad o información básica de salud/edad para la atención de eventuales emergencias médicas ocurridas dentro de las instalaciones, garantizando el bienestar y la vida del Titular (Principio de Necesidad).

D. Dimensión Legal, Cumplimiento y Auditoría.

Prevención de Riesgos (Compliance): Ejecutar protocolos de control para la prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva, mediante la consulta en listas restrictivas y bases de datos vinculantes.

Debida Diligencia: Realizar auditorías internas o externas para verificar la transparencia de la operación y el cumplimiento de estándares de calidad corporativa.

Atención Ciudadana (PQRS): Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos interpuestos ante la compañía o requeridos por organismos de control (SIC, INVIMA, etc.).

Flujos Transfronterizos: Transferir o transmitir la información a compañías vinculadas o aliados comerciales, tanto en Colombia como en el exterior, cuando sea estrictamente necesario para el desarrollo de las operaciones de CIRUDERMA, bajo acuerdos de protección de datos.

6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES (NNA).

En cumplimiento de lo dispuesto por el Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, CIRUDERMA S.A.S. reconoce que el tratamiento de datos personales de menores de edad está proscrito, salvo aquellos que sean de naturaleza pública. No obstante, en virtud del Principio del Interés Superior del Menor, la sociedad realizará el tratamiento de dichos datos de manera excepcional y rigurosa bajo el cumplimiento de los siguientes requisitos concurrentes:

Respuesta al Interés Superior: El tratamiento debe asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los NNA.

Autorización Calificada: Debe mediar autorización expresa, previa e informada otorgada por el padre, madre o representante legal del menor.

Derecho a ser escuchado: En la medida de lo posible, se deberá tener en cuenta la opinión del menor, considerando su madurez, autonomía y capacidad para entender el tratamiento.

Casos Excepcionales de Tratamiento:

Finalidad Sanitaria y Farmacéutica: Registro y tratamiento de datos de salud contenidos en fórmulas médicas prescritas a menores de edad por profesionales facultados. Esta información es indispensable para la correcta dispensación de medicamentos y el cumplimiento de protocolos de farmacovigilancia.

Gestión Prestacional y de Bienestar Laboral: Tratamiento de datos de los hijos de los colaboradores para su afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, ARL), Cajas de Compensación Familiar, y su inclusión en pólizas de seguros colectivos o convenios de previsión exequial.

Programas de Bienestar y Educación: Inscripción de menores en jornadas de salud, actividades recreativas, educativas o de bienestar organizadas por la compañía para el núcleo familiar de sus empleados o la comunidad.

Seguridad Física: Captura de imágenes a través de sistemas de videovigilancia en los puntos de venta y oficinas, con el único fin de garantizar la seguridad e integridad física del menor durante su permanencia en las instalaciones.

CIRUDERMA S.A.S. se compromete a no utilizar los datos de menores de edad para fines de prospección comercial, perfilamiento de consumo o marketing directo sin que medie una justificación legal que prevalezca sobre el derecho a la privacidad del menor.

6.1. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales.

El tratamiento de los datos personales por parte de CIRUDERMA S.A.S. se fundamenta en el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. En virtud de este principio, la sociedad ha implementado mecanismos que garantizan que el titular comprenda para qué se usarán sus datos y cómo puede ejercer sus derechos.

6.1.1. Mecanismos para Otorgar la Autorización.

La autorización podrá ser obtenida a través de cualquier medio que permita su consulta posterior y que deje constancia clara del consentimiento. CIRUDERMA S.A.S. utilizará los siguientes canales:

Documentos Físicos: Formatos impresos de autorización en puntos de venta (Dermatodo), contratos laborales, contratos de prestación de servicios y planillas de registro de visitantes.

Medios Electrónicos y Digitales: Casillas de verificación (check-boxes) en el sitio web ( www.dermatodo.com ), aceptación de cookies, flujos de consentimiento vía WhatsApp, correos electrónicos de confirmación y grabaciones de audio en canales de atención telefónica.

Conductas Inequívocas: Aquellos actos del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización (v.g. el ingreso a zonas debidamente señalizadas con avisos de videovigilancia).

6.1.2. Contenido Mínimo de la Autorización.

En cumplimiento del Artículo 12 de la Ley 1581 de 2012, al momento de solicitar la autorización, CIRUDERMA S.A.S. informará al Titular de manera clara:

Identificación del Responsable: Que la información es recolectada por CIRUDERMA S.A.S.

Tratamiento y Finalidad: El uso específico que se dará a los datos (comercial, sanitario, administrativo o de seguridad).

Tratamiento de Datos Sensibles: El carácter facultativo de responder preguntas que versen sobre datos sensibles (salud, biometría) o sobre datos de niños, niñas y adolescentes.

Derechos del Titular: Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de la información.

Canales de Atención: Los medios físicos y electrónicos a través de los cuales puede presentar consultas o reclamos.

6.1.3. Prueba de la Autorización

CIRUDERMA S.A.S. asume la carga de la prueba de la autorización. Por lo tanto, mantendrá bajo estrictas medidas de seguridad y archivo (físico o digital) los soportes que acrediten el cumplimiento de este deber, garantizando su integridad y disponibilidad ante requerimientos de la autoridad de control o del mismo Titular.

CIRUDERMA S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento, asumirá la carga de la prueba respecto del otorgamiento de la autorización por parte del Titular. Para tal efecto, la sociedad dispondrá de los medios técnicos, tecnológicos y administrativos necesarios para mantener un registro íntegro de cuándo y cómo se obtuvo dicho consentimiento.

Soportes: La prueba podrá constar en archivos físicos indexados, bases de datos digitales con marcas de tiempo (timestamps), registros de logs en plataformas e-commerce, grabaciones de audio o cualquier otro medio que garantice su autenticidad y posterior consulta.

Conservación: Los soportes de la autorización se conservarán mientras se realice el tratamiento de los datos y durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales o contractuales, especialmente en lo relacionado con la trazabilidad de la dispensación de medicamentos.

6.2. Derechos de los Titulares de la Información.

En armonía con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto 1074 de 2015, el Titular de los datos personales cuenta con las siguientes prerrogativas frente a CIRUDERMA S.A.S.:

Derecho de Acceso y Consulta: Conocer, acceder de forma gratuita y obtener información sobre si sus datos personales están siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho procesamiento.

Derecho de Actualización y Rectificación: Solicitar la corrección de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Derecho a la Prueba: Solicitar y obtener constancia de la autorización otorgada a la sociedad, salvo cuando la ley exceptúe expresamente dicho requisito.

Derecho de Información: Ser informado, previa solicitud, respecto del uso efectivo que se les ha dado a sus datos personales.

Derecho de Queja: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio denuncias por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente, una vez agotado el requisito de procedibilidad ante CIRUDERMA S.A.S.

Derecho de Supresión y Revocatoria: Solicitar la eliminación de sus datos o la revocatoria de la autorización cuando considere que en el tratamiento no se han respetado los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Nota Técnica: Este derecho no es absoluto. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (v.g. registros de facturación, historias laborales o registros sanitarios de dispensación de medicamentos).

Derecho de Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades de prospección comercial o mercadeo, sin que ello afecte la prestación de los servicios principales o la venta de productos farmacéuticos.

7. ÁREA RESPONSABLE Y CANALES DE ATENCIÓN DE PQRS.

CIRUDERMA S.A.S. ha designado al Oficial de Protección de Datos Personales (o quien haga sus veces en el área de Cumplimiento) como el sujeto encargado de velar por la implementación efectiva de esta política y de tramitar las solicitudes de los Titulares.

Para el ejercicio de sus derechos, el Titular o sus causahabientes podrán utilizar los siguientes canales de atención, garantizando siempre la trazabilidad de la comunicación:

Canal Electrónico: contactenos@dermatodo.com

Canal Físico: Calle 106 No. 53-39 Oficina 201, Bogotá D.C. (Horario: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m.).

Canal Virtual: Formulario de contacto en www.dermatodo.com

Línea de Atención: +57 (601) 7456238.

8. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

Todo titular o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos de consulta y reclamo previa validación de su identidad (documento original o copia digital auténtica), con el fin de evitar accesos no autorizados a datos personales, especialmente aquellos de carácter sensible.

8.1 Procedimiento de Consulta.

El Titular podrá solicitar información sobre sus datos personales recolectados por la sociedad, de forma gratuita, al menos una vez cada mes calendario o ante modificaciones sustanciales de la presente política.

Requisitos: La solicitud debe contener nombre completo, identificación y el objeto claro de la consulta.

Término de Respuesta: Las consultas serán resueltas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.

Prórroga: Ante la imposibilidad de atender la consulta en el plazo inicial, se informará al interesado los motivos de la demora y se señalará la fecha de respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2. Procedimiento de Reclamo (Corrección, Actualización o Supresión).

Cuando el Titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o advierta el presunto incumplimiento de los deberes legales, podrá interponer un reclamo bajo las siguientes reglas:

Admisión: Si el reclamo es incompleto, CIRUDERMA S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que el solicitante aporte la información, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Traslado por Incompetencia: Si la oficina que recibe el reclamo no es competente, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al titular.

Leyenda de Trámite: Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual permanecerá hasta que el reclamo sea decidido.

Término de Respuesta: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción.

Prórroga: De no ser posible cumplir el plazo, se informará al interesado los motivos y la fecha de atención, que no superará los ocho (8) días hábiles adicionales.

8.3. Canales de Comunicación y Requisitos de Forma

Toda solicitud deberá dirigirse a través de los canales oficiales (correo electrónico: contactenos@dermatodo.com o radicación física) e incluir:

Asunto: Consulta o Reclamo de Habeas Data.

Identificación plena del Titular y descripción de los hechos.

Dirección de correspondencia y documentos soporte.

9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En cumplimiento del Principio de Seguridad, CIRUDERMA S.A.S. adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales.

Medidas de Protección: Implementación de protocolos de control de acceso, cifrado de bases de datos que contengan información sensible (salud) y auditorías periódicas a la infraestructura tecnológica.

Control Interno: Se establecen políticas de seguridad obligatorias para funcionarios y terceros contratistas, incluyendo acuerdos de confidencialidad y cláusulas de responsabilidad frente al manejo de activos informáticos.

Reporte de Incidentes: En caso de detectarse una brecha de seguridad que afecte los datos personales, la sociedad notificará a la SIC y a los titulares afectados dentro de los términos legales, conforme al régimen de Responsabilidad Demostrada.

10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN A TERCEROS

10.1. Transmisión de Datos (Responsable a Encargado)

Cuando CIRUDERMA S.A.S. requiera comunicar datos a un Encargado (nacional o internacional) para el desarrollo de sus operaciones (v.g. proveedores de nube, logística o nómina), suscribirá un Contrato de Transmisión de Datos Personales que incluya:

Alcances, finalidades y obligaciones de protección y confidencialidad.

Medidas de seguridad concretas que el Encargado debe adoptar.

Prohibición de tratar los datos para fines distintos a los autorizados.

10.2. Transferencia de Datos (Responsable a Responsable): La transferencia de datos se realizará bajo los estándares de la Ley 1581 de 2012. En caso de transferencias internacionales, CIRUDERMA S.A.S. verificará que el país receptor cuente con niveles adecuados de protección de datos según los criterios definidos por la SIC, o en su defecto, obtendrá la autorización expresa del Titular o se amparará en las excepciones legales.

11.VIGENCIA Y CUSTODIA

La presente política rige a partir del 06 de mayo de 2026. Las bases de datos bajo tratamiento de CIRUDERMA S.A.S. tendrán una vigencia vinculada a la duración de la finalidad comercial o al término legal exigido para la conservación de documentos (v.g. 10 años en materia comercial y contable, o el término sanitario para registros farmacéuticos).

12.VIGENCIA Y PERMANENCIA DE LAS BASES DE DATOS

La presente actualización de la Política de Tratamiento de Datos Personales de CIRUDERMA S.A.S. entra en vigor a partir del 06 de mayo de 2026.

Esta versión constituye una modificación integral y profunda que deroga, sustituye y reemplaza en su totalidad la versión del 01 de enero de 2019, así como la disposición inicial del 07 de marzo de 2010, y cualquier otra directriz interna que le sea contraria.

Término de permanencia: Los datos personales que integran las bases de datos de la sociedad permanecerán sujetos a tratamiento mientras persista la finalidad para la cual fueron recolectados. Una vez agotada dicha finalidad, CIRUDERMA S.A.S. procederá a la supresión o anonimización de los datos, salvo que:

Exista un deber legal o contractual de conservación (v.g. términos de prescripción de acciones laborales, civiles o mercantiles).

La información sea requerida por una autoridad judicial o administrativa.

Se trate de registros de dispensación de medicamentos sujetos a términos específicos de custodia según la normativa sanitaria vigente.

13. RÉGIMEN ESPECIAL DE VIDEOVIGILANCIA Y CAPTACIÓN DE AUDIO

CIRUDERMA S.A.S. informa a sus colaboradores, clientes, proveedores y terceros, que en sus establecimientos físicos (Tiendas Dermatodo), oficinas y almacenes, se cuenta con sistemas de videovigilancia y dispositivos de captación de audio en tiempo real.

Este tratamiento se rige bajo las siguientes condiciones estrictas:

13.1. Naturaleza de los Datos y Finalidad.

La captura de imagen y voz constituye el tratamiento de datos personales sensibles. La finalidad exclusiva de este tratamiento es:

Seguridad y Vigilancia: Garantizar la seguridad de las personas, los bienes y los activos de la compañía.

Control Operativo: Monitorear el cumplimiento de los protocolos de atención al cliente y la correcta dispensación de productos y medicamentos.

Medio de Prueba: Servir como evidencia técnica en procesos internos (disciplinarios), administrativos (requerimientos de la SIC o INVIMA) o judiciales (investigaciones penales o civiles).

13.2. Deber de Información (Avisos de Privacidad).

En las zonas objeto de monitoreo, CIRUDERMA S.A.S. dispondrá de avisos de privacidad visibles y claros, informando sobre:

La existencia del sistema de grabación de audio y video.

La identidad del Responsable (CIRUDERMA S.A.S.).

Los medios para ejercer los derechos de Habeas Data.

13.3. Limitaciones al Tratamiento.

En ninguna circunstancia se instalarán sistemas de grabación en áreas donde se espere una privacidad absoluta (v.g. baños, vestidores o zonas de descanso privado). La captación de audio será proporcional a la finalidad de seguridad y calidad del servicio, garantizando que no se vulnere el derecho a la intimidad en conversaciones ajenas al ámbito comercial o laboral.

13.4. Acceso y Entrega de Grabaciones.

El acceso a las grabaciones será restringido y controlado por el Oficial de Protección de Datos. La entrega de imágenes o audios a terceros solo procederá en los siguientes casos:

Orden de Autoridad: Requerimiento judicial o administrativo debidamente fundamentado.

Ejercicio de Derechos del Titular: El Titular podrá solicitar acceso a su propia imagen o voz, siempre que esto no vulnere el derecho a la intimidad de terceros que aparezcan en la grabación. En caso de requerirse, la sociedad procederá a la edición o pixelado de terceros antes de la entrega.

14. HERRAMIENTAS DE APOYO Y ANEXOS.

Para la debida implementación de esta política, forman parte integral de la misma los siguientes documentos:

Anexo 1: Formato de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales (Clientes, Empleados y Proveedores).

Anexo 2: Aviso de Privacidad (Para exhibición en puntos de venta físicos y canales digitales).

Mauricio Osorio

Representante Legal

CIRUDERMA S.A.S.